In de Belgische politieke arena, met name op de Wetstraat staat de langere vergadercultuur bijna synoniem voor de dagelijkse routine. Veel beleidsmakers en ambtenaren raken verstrikt in sessies die zich in uren rekken, vaak zonder duidelijk resultaat. De vermoeidheid en het gevoel van tijdverlies leiden tot een groeiende kritiek op het systeem, waarbij men zich afvraagt of de traditionele aanpak nog wel houdbaar is.
De Nederlandse vergaderexpert Richard Engelfriet biedt een radicaal ander perspectief. Hij beramt een ‘Model Vaticaanstad’ als metafoor: een compacte, goed georganiseerde structuur waarin elke bijeenkomst een helder doel dient en een strikt tijdslimiet hanteert. Zijn kernboodschap is simpel maar prikkelend: “Na een uur moet je echt iets anders gaan doen.” Hiermee onderstreept hij dat de kwaliteit van een meeting niet proportioneel is aan de duur.
Het probleem: eindeloze vergaderingen in de Wetstraat
De Wetstraat, het hart van de Belgische federale besluitvorming, kent een reputatie voor langdurige discussies die vaak uitlopen tot het avonduur. Deze vergadercultuur heeft volgens Engelfriet een negatieve impact op zowel de gezondheid van de deelnemers als op de productiviteit van de besluitvormingsprocessen. Medewerkers melden concentratieverlies en lichamelijke klachten, terwijl beleidsresultaten steeds meer fragmentair en onvolledig blijven. Het ontbreken van een harde tijdslimiet maakt het makkelijker om af te dwalen van de agenda, waardoor de kernvraag vaak ondergesneeuwd raakt.
Engelfriet’s ‘Model Vaticaanstad’ als alternatief
Het Model Vaticaanstad is geen bureaucratisch plan, maar een praktische werkmethode. Het draait om drie pijlers: een duidelijke agenda, een tijdslimiet van één uur en een vaste ‘verlaat-de-kamer’-regel. Engelfriet benadrukt dat een agenda vooraf gedeeld moet worden, zodat alle deelnemers zich kunnen voorbereiden. Binnen het uur worden discussies gefocust op beslissingen, niet op eindeloze standpunten. Zodra de klok een uur aangeeft, wordt de meeting beëindigd of wordt er een vervolgafspraak gemaakt. Deze aanpak dwingt deelnemers om prioriteiten te stellen en voorkomt uitweiding.
Voor wie de wetgevende omgeving in de Wetstraat wil transformeren, biedt Engelfriet een concrete checklist:
- Stel een strak tijdkader – begin en eind precies op tijd.
- Beperk het aantal deelnemers tot de absolute betrokkenen.
- Gebruik een timer en benoem de voortgang elke 15 minuten.
- Documenteer besluiten direct in een beknopt verslag.
Door deze elementen te integreren, ontstaat een dynamische sfeer waarin actie nog voor de deur staat, in plaats van dat men eindeloos blijft discussiëren. Het resultaat is een vergaderklimaat dat zowel de efficiëntie als de welzijn van de aanwezigen ten goede komt.
Het uiteindelijke doel van Engelfriet is duidelijk: een cultuur waarin een uur voldoende is om significante vooruitgang te boeken, en waarin de Wetstraat een voorbeeld wordt voor andere overheidsinstellingen. Als men de simpele regel van een uur omarmt, kan men de kwaliteit van besluitvorming drastisch verhogen, terwijl men vermoeidheid en inefficiëntie buiten de deur houdt.
